Ett betalningsuppdrag kan innebära att redovisningskonsulten förbereder, registrerar eller genomför betalningar för företagets räkning. Det kan exempelvis gälla leverantörsfakturor, löner, skatter och avgifter.
Hur betalningarna hanteras beror på vad du och redovisningsbyrån har kommit överens om. Det ska finnas tydliga rutiner för bland annat attest, behörigheter och vilka betalningar konsulten får hantera.
Smidigare och säkrare betalningsrutiner
När betalningsuppdraget samordnas med företagets övriga redovisning kan hanteringen bli effektivare och mer överskådlig. Konsulten kan bevaka förfallodagar, förbereda betalningar och stämma av genomförda betalningar mot bokföringen.
Du som kund behöver lämna fullständiga underlag, godkänna betalningarna enligt överenskomna rutiner och se till att det finns tillräckligt med pengar på kontot. Tydliga attestregler och anpassade behörigheter minskar risken för felaktiga betalningar och obehöriga transaktioner.
För att minska risken för bedrägerier bör känsliga ändringar, exempelvis ett nytt bankkonto för en leverantör, kontrolleras genom en säker och i förväg bestämd kontaktväg. Behörigheter bör begränsas till det som varje person behöver och ses över regelbundet. Det bör också finnas rutiner för dubbel kontroll av större eller ovanliga betalningar.
Tydlig ansvarsfördelning
Betalningsuppdraget ska regleras i ett skriftligt uppdragsavtal. Där ska det framgå vilka uppgifter redovisningskonsulten ska utföra, vilka behörigheter som behövs och vad du som kund ansvarar för.
En Auktoriserad Redovisningskonsult arbetar enligt Rex – svensk standard för redovisningsuppdrag. Det innebär bland annat att uppdraget ska planeras och utföras med tydliga rutiner, kontroller och ansvarsfördelning.